Как подготовиться к автоматизации HR-процесса. Часть 2

В первой части статьи вы ответили на ключевые вопросы: сформулировали цели автоматизации и сроки внедрения системы, определились, развернёте решение на внутреннем сервере или приобретёте облачное, выбрали, с какими системами будете интегрировать решение. Одним словом, готовы к внедрению. Давайте посмотрим, что нужно сделать до начала проекта:

1. Выделите владельца бизнес-процесса с полномочиями менять его по своему усмотрению. В процессе внедрения и настройки системы в любом случае будут возникать спорные моменты по маршрутам согласования, его участникам и выходным формам. Особенно, если в компании есть дочерние организации: скорее всего, видение процесса будет отличаться у разных участников. Поэтому обязательно должен быть владелец процесса, который примет конечное решение. Иначе сроки проекта сорвутся.

Владелец бизнес-процесса будет принимать окончательное решение
и не позволит сорвать сроки

2. Выделите администратора решения. Мы убеждены, что это необходимо сделать до начала проекта, более того — администратор решения должен участвовать во внедрении. Если администратор назначается после запуска системы, у него нет полной картины: как решение настраивалось, как выглядит архитектура данных, как разворачивался процесс. Без этого понимания он может столкнуться с трудностями при загрузке и выгрузке данных, взаимодействии с другими системами и сопровождении настроенных процессов.

Администратор должен участвовать во внедрении,
чтобы понимать все настройки системы

3. Выберите подход к обучению: кто и как будет пользоваться системой. Если это сто топов, скорее всего, их нужно будет обучить персонально. Если это тысяча сотрудников, индивидуальное обучение не подойдёт. В этом случае лучше провести тренинг для тренеров: вы обучите 20 ключевых пользователей внутри компании, которые затем обучат остальных сотрудников.

Способ обучения зависит и от системы, которую вы внедряете. К примеру, для системы постановки целей лучше всего работает видеоинструкция: этот процесс пользователь запускает не регулярно, а раз в три месяца, полгода или год. Даже если менеджер первоначально разобрался, как ставить цели в системе, через год он может это забыть, а читать текстовую инструкцию, скорее всего, не будет. В этом случае самым удобным способом будет двухминутный ролик, который покажет, куда зайти и на что нажать, чтобы поставить цели в системе.

Чем больше сотрудников нужно обучить,
тем доступнее должна быть система

4. Продумайте формат отчётности — что вы хотите получать от системы и в каком виде? Формат отчётов и выходных данных зависит от того, для чего вы их используете и какие решения примете на их основе.

Задачи системы и формат выходных данных должны быть связаны

5. Определите, кто будет тестировать систему. После проектирования и реализации проекта наступает этап тестирования заказчиком настроенной системы. Тестировать систему должны те, кто её проектировал.

В нашей практике был случай, когда в проектировании решения участвовала сотрудница, которая ушла в декрет после этапа реализации. Сменивший её сотрудник начал тестировать систему и резюмировал: «Это всё не то». Мы были на грани повторного проекта внедрения. Нам удалось его избежать, и лишь в незначительных правках мы пошли навстречу и изменили настройки системы, а в тех моментах, где нужно было менять логику кардинально, привлекли спонсора проекта и отстояли свою позицию. На это ушло много времени и сил. Поэтому рекомендуем заранее планировать, кто будет тестировать систему: этот сотрудник должен согласовывать детали и на этапе проектирования.

Тестировать систему должен сотрудник,
который участвовал в её проектировании

Эти основные шаги помогут вам чётко обозначить задачу провайдеру, согласовать проект внутри компании и автоматизировать HR-процесс без срыва сроков и с максимальным результатом.