Вот уже несколько лет оптимизация бизнес-процессов — одна из наиболее модных тем в менеджменте и HR. Об этом пишут статьи, выпускают книги и выступают на конференциях. Количество интернет-ссылок, которые выпадают в поисковых системах по запросу «оптимизация бизнес-процессов», зашкаливает за 400 тысяч! Тем не менее, даже став модной, эта тема для многих осталась малопонятной, а в ряде случаев приобрела ореол неимоверной сложности. Так ли это — попробуем разобраться.

Каковы предпосылки для оптимизации бизнес-процессов?

• По непонятным причинам возросло число ошибок, срываются сроки, ухудшились производственные показатели.
• Нарушено взаимодействие между подразделениями: слишком долго согласуются документы, регулярно возникают трудности в принятии совместных решений и т.п.
• Непонятно, кто и за что отвечает в организации, менеджеры перекладывают ответственность друг на друга, в проблемных ситуациях — «ищут крайнего».
• На некоторых позициях слишком часто приходится менять людей, при этом результат все равно остается неудовлетворительным. 

Если хотя бы один из перечисленных выше пунктов актуален для Вашей компании, вполне вероятно, Вам стоит заняться оптимизацией бизнес-процессов. С чего начать?

Шаг 1. Убедитесь в наличии правил

Для начала необходимо разобраться, есть ли в компании формализованные правила работы: регламенты взаимодействия, должностные инструкции, требования к людям (компетенции) и т.п. Многие из организационных проблем можно решить путем обычной регламентации (без всякой оптимизации бизнес-процессов) — создать необходимые правила, либо актуализировать имеющиеся, но устаревшие. Если же правила в организации есть, но проблемы все равно возникают, имеет смысл копать глубже.

Шаг 2. Определите причину сбоев

Таких причин может быть две:

• Неправильно выстроен сам бизнес-процесс
• Неправильные люди пытаются его исполнять

В первом случае нужно перестраивать (оптимизировать) бизнес-процесс, во втором — менять людей, которые за него отвечают (для этого вам будут полезны функционально-процессные компетенции).

Шаг 3. Определите бизнес-заказчика и согласуйте с ним программу действий

Чаще всего заказ на оптимизацию бизнес-процессов исходит от менеджера, который больше всего страдает от сбоев и неразберихи в организации (это может быть как функциональный руководитель, так и первое лицо компании). Именно с ним следует договариваться об образе результата и согласовывать план действий. При этом важно помнить, что оптимизация бизнес-процессов, как правило, затрагивает интересы многих сторон, в том числе в такой тонкой сфере, как распределение полномочий и ответственности между руководителями. Поэтому будьте готовы к тому, что вас ждет коммуникационно и политически не простой проект, и постарайтесь заранее предусмотреть связанные с этим риски.

Шаг 2. Выберите методологию

Традиционный подход к описанию бизнес-процессов выглядит примерно так: проанализировать существующие в компании регламентирующие документы (приказы, должностные инструкции), провести индивидуальные интервью с руководителями и в итоге сложить картинку того, как устроена организация. У этого подхода есть ряд серьезных ограничений:

• Трудоемкость: Вам потребуется изучить сотни документов, провести и проанализировать десятки интервью.
• Протяженность во времени: в зависимости от масштаба организации работа может занять от месяца до полугода, а за это время компания может существенно измениться.
• Субъективность: чаще всего люди «замыливают» существующие проблемы, обходят стороной конфликтные ситуации и выдают планы за уже реализованные решения. Как следствие, вместо реалистичного портрета организации со всеми ее «изюминками» и  изъянами, вы можете получить пересказ должностной инструкции, либо оторванную от реальности картину того, как процесс мог бы работать «если бы да кабы», а не как он работает сейчас.

В качестве альтернативы традиционному подходу к описанию бизнес-процессов мы в FORMATTA разработали метод, который получил название Social Patterns Analysis (анализ социальных моделей) или просто SPA. Суть метода в том, что вместо индивидуальных интервью мы проводим сессии с экспертными группами менеджеров, в ходе которых предлагаем им выбрать социальную модель, которая лучше всего отражала бы их профессиональную деятельность. Примером таких моделей могут быть: школа, гостиница, зоопарк, муравейник и так далее — насколько хватит фантазии группы. 

Описание деятельности в границах метафоры, как бы оторванной от жизни, снимает психологические барьеры и установки, навязанные компанией, помогает людям оторваться от формального языка и привычного взгляда на работу, запускает процесс рефлексии. Менеджерам становится проще рассказывать о проблемах и особенностях своей деятельности и сложнее манипулировать данными. 

На следующем шаге остается только очистить собранную информацию от аллегорий, и вы получите максимально полное описание бизнес-процесса «из первых рук» (а не на уровне официального документооборота).

Какая польза от FORMATTA?

В процессе оптимизации бизнес-процессов мы можем быть полезны Вам на каждом из этих этапов:

• Анализ потребности в оптимизации бизнес-процессов, диагностика сбоев.
• Разработка модели функционально-процессных компетенций, если причина сбоев - люди.
• Разработка сценария оптимизации бизнес-процессов, если причина сбоев - процессы.
• Аудит существующих бизнес-процессов, правил и регламентирующих документов в компании.
  
• Проведение интервью с менеджерами или SPA-сессий с экспертными группами менеджеров.
  
• Создание развернутого плана мероприятий по оптимизации бизнес-процессов.   
  

Данный текст подготовлен специально для сайта FORMATTA.ru и защищен Законом «Об авторском праве и смежных правах». При републикации или цитировании этого текста в он-лайн источниках просим обязательно разместить активную ссылку на FORMATTA.ru, в офф-лайн (печатных) источниках – получить письменное согласие PR службы.