Автоматизация ежегодной оценки для X5 Retail Group

Х5 Retail Group — один из крупнейших работодателей на российском рынке труда. Ежегодная оценка здесь практикуется давно — она начиналась с уровня топ-менеджеров и постепенно распространялась на всю компанию.

В 2017 году с ориентацией на Big Data и современные HR-практики в Х5 встал вопрос об автоматизации ежегодной оценки персонала управляющей компании. Цель — получить удобный и полезный для бизнеса инструмент, который бы способствовал развитию культуры диалога между руководителем и сотрудником и повышал осознанность в работе с персоналом. С этим запросом Х5 обратились к Станиславу Павлову, директору по развитию UPlatforma, а в настоящее время директору бизнес-направления FORMATTA.

3 компонента оценки в Х5

Наполнение онлайн-оценки выбирала рабочая группа HR. При выборе компания ориентировались на best practice рынка, цели оценки, уровень зрелости руководителей и их готовность инвестировать своё время в процедуру. Были выбраны 3 блока:

1. Обязательный блок «результативность» — система KPI действует в X5 давно, всем понятна и хорошо работает, но не всегда показывает важные оттенки. К примеру, у некоторых сотрудников KPI жёстко завязаны на числовые показатели, но не учитывают какие-то аспекты, которые руководителю тоже хотелось бы оценить. Поэтому результативность было решено вынести как отдельный компонент оценки, учитывающий больше параметров, чем KPI, и не привязанный к ним напрямую.

2. Блок «соответствие ценностям». Результатов человека мало для комплексной оценки: они могут быть высокими, но при этом сотрудник может вести себя неуважительно или не выстраивать честные отношения с коллегами. Поэтому было решено добавить блок ценностей, тем более на момент старта проекта компания их только внедряла и ставила своей задачей прививать культуру оценивания себя и других по этому параметру.

3. Необязательный блок «компетенции» — на тот момент разветвлённая модель компетенций X5 не была широко известной бизнес-руководителям, поэтому делать оценку по компетенциям обязательной было рано. Так что этот блок стал вспомогательным инструментом, который даёт руководителям ориентиры, как ещё можно посмотреть на своих людей — с точки зрения их компетенций.

Цикл 1. Руководители оценивают подчинённых на платформе

Первый цикл оценки на автоматизированной платформе позволял руководителю оценивать своих подчинённых по трём этим параметрам. В контур оценки вошло 120 человек. Система сама определяла маршрут оценки — направляла письма-напоминания руководителю, формировала рекомендованный балл, предусматривала попадание сотрудника в одну из категорий: при низких оценках он становился кандидатом на увольнение или же руководитель определял срок, в который сотрудник мог скорректировать результаты. Если он получал средние оценки — на кадровом комитете решалось, в каком направлении его лучше развивать. При высокой оценке сотрудник попадал в пул резервистов, и тогда руководитель указывал в системе целевую позицию и согласовывал её с менеджером этой позиции.

Результаты оценки в Х5 влияют на три аспекта:

  • promotion
  • инвестиции в резервистов
  • пересмотр заработной платы (при пересмотре зарплаты оценка является не единственным фактором, тем не менее её результаты играют роль в этом вопросе)

Цикл 2. Вышестоящие руководители включаются в процесс оценки

На втором цикле мы доработали систему, чтобы добавить ещё один этап — оценку сотрудника супервайзером, то есть руководителем более высокого уровня. Супервизия вышестоящим руководителем была и на первом цикле, но происходила офлайн. На втором цикле число участников оценки многократно увеличилось, и потому этап супервизии было решено организовать на платформе. Его ценность в том, что можно увидеть расхождение в оценках, поставленных руководителями разных уровней. Это помогает скорректировать или дополнить картину друг друга.

Важно, что финальное решение по человеку остаётся за его непосредственным руководителем. Благодаря этому у него не возникает ощущения «решение принимается сверху», а главное — он чувствует больше ответственности за своих подчинённых.

Изменение системы 1: возможность «безболезненно» вернуться на любую точку цикла оценки

На втором цикле мы внесли ещё одно важное изменение в систему: реализовали возможность на всех этапах оценки вернуться в любую точку цикла и потом с этой точки возобновить оценку. Компания развивается, и за время оценки могут поменяться как руководители, так и супервайзеры — возможность «откатиться» назад позволила без труда вносить изменения в оргструктуру, после чего опросники и кабинеты перестраивались автоматически.

Такой функционал также помогает руководителям, для которых рекомендованный балл становится неожиданным, ещё раз вернуться к своим ответам в предыдущих блоках и, возможно, более внимательно к ним отнестись.

Изменение системы 2: личный кабинет руководителя с возможностью отслеживать статус оценки подчинённых

Кроме того, со второго этапа мы пришли к необходимости создать личный кабинет руководителя, в котором он может проследить весь процесс и текущий статус оценки не только его сотрудников, но и их подчинённых. В культуре X5 ответственность за развитие несёт, в первую очередь, руководитель, а не HR. И этот инструмент даёт руководителю возможность отслеживать и свои задачи по оценке, и то, в каком темпе оценивают своих людей его подчинённые.

Автоматизация ежегодной оценки для X5 Retail Group
Личный кабинет руководителя

Цикл 3. Добавляется начальный этап самооценки

К третьему циклу в контур оценки вошла вся управляющая компания (больше 2 500 человек) — и стало очевидно, что не хватает этапа самооценки. У некоторых руководителей десятки подчинённых, и качественно заполнить оценочные формы на каждого сложно. Поэтому в систему добавился первый этап в формате видения самого человека.

Помимо ориентиров для руководителя этот этап создал пространство для диалога с сотрудником, которое теперь регламентировано процессом оценки. Два предыдущих цикла руководители оценивали своих людей, но не все из их подчинённых знали, что такая процедура проводится. Хотя изначально проект запускали в том числе для того, чтобы руководители давали своим подчинённым обратную связь на регулярной основе.

После того как сами сотрудники стали участниками оценки и заполняли оценочные формы на себя, у руководителей уже не было возможности оставить кого-то без обсуждения результатов. Если раньше руководитель мог поставить обратную связь не в первый приоритет, то сейчас сам сотрудник инициирует диалог, поскольку ему важно знать свои результаты.

Удобство интерфейса и дизайн отчётов

После каждого цикла Х5 собирает обратную связь и выясняет, насколько удобна система и какого функционала участникам не хватило. Руководители высоко оценивает удобство системы и признаются, что желания сразу же закрыть эти формы или проставить оценки на автомате нет, напротив — интерфейс интуитивно понятен.

У Х5 были высокие ожидания от формата отчёта: вся информация должна помещаться на одной странице, при этом данных должно быть достаточно для принятия решения по человеку и они должны легко считываться.

В результате

Нам удалось разработать технически сложное решение, которое учитывает большое количество сценариев и маршрутов оценки каждого руководителя и оцениваемого сотрудника. Сейчас это многоэтапная и полностью автоматизированная система оценки с удобным интерфейсом, понятными инструментами и отчётами. Её администрирует один человек, в чьи задачи входит лишь внесение изменений в организационную структуру — дальше система перенастраивает маршрут оценки каждого участника и наполнение его личного кабинета.

Но главное — это решение работает на бизнес-задачи:

Заметно выросла интеграция результатов оценки в решения, принимаемые бизнесом: инструмент помогает подбирать необходимые шаги в отношении сотрудника с опорой на данные и его результативность на протяжении всего года. Кроме того, он повышает «вертикальную прозрачность» для руководителей: раньше они видели только KPI и численность. Теперь оценка даёт понимание, сколько среди подчинённых резервистов, высокопотенциальных сотрудников, а сколько, наоборот, тех, кто требует внимания. Это приводит к тому, что владельцами HR-процессов становятся сами руководители.

Написать нам
Обращаясь к нам по телефону (по электронной почте), Вы даёте согласие ООО «Форматта» на обработку содержащихся в обращении персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Прочитайте еще:

Сайт Formatta.ru использует файлы cookies и собирает пользовательские данные.

В целях обеспечения Вашего взаимодействия с сайтом, сбора статистики и проведения ретаргетинга. Продолжая использовать сайт, Вы даёте согласие на обработку указанных данных. Узнать подробнее →