На онлайн-конференции «Дедлайн: новые навыки HR-специалиста» Евгений Куприянов рассказал об автоматизации: как подготовиться к проекту, с чего начать, от чего зависит выбор подхода, решения и подрядчика. Делимся в блоге основными рекомендациями.
Многие компании понимают необходимость автоматизации, но сталкиваются со множеством вопросов
Про автоматизацию много говорят, но ясности это не добавляет. Многие компании понимают её необходимость: к примеру, HR-процессы стали неудобны для конечных пользователей или возросшие масштабы делают их неэффективными. Возможно, есть необходимость повысить прозрачность и целостность данных. При этом многие сталкиваются с трудностями:
- непросто выбрать конкретное решение и подрядчика
- неясно, сколько времени и бюджета закладывать на проект
- нет чёткого понимания, как процесс будет выглядеть в IT-среде
- непонятно, как автоматизированный процесс впишется в уже существующий IT-ландшафт компании
- нужна поддержка во взаимодействии с внутренней IT-функцией
Если разложить автоматизацию на понятные составляющие, то перед нами встанет 4 последовательных вопроса
Когда компания задумывается об автоматизации, ей предстоит определиться:
- С целями проекта — зачем автоматизировать?
- С процессами или их элементами, которые будут перенесены в IT-среду, — что именно автоматизировать?
- С архитектурой решения — где автоматизировать?
- С ресурсами, необходимыми для автоматизации, — с кем автоматизировать?
1. ЗАЧЕМ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ
Мы чаще всего сталкиваемся с тремя видами мотивации: «Все вокруг автоматизируют и говорят об этом, нам, наверное, тоже пора»; «Хочется, чтобы всё со всем было интегрировано»; «Хочется тратить меньше времени на HR-процессы».
В чём опасность такой мотивации: если компании кажется, что пора автоматизировать, потому что все вокруг этим занимаются, она не может чётко сформулировать цели, поэтому есть риск, что и на выходе получится неясный результат (как в известном выражении "без ТЗ получишь ХЗ":).
Если автоматизировать процессы только ради интеграции, то это требует очень больших вложений.
Если компания ставит своей целью сокращение времени на HR-процессы, то эта цель малодостижима в коротком горизонте — наоборот, времени на первых этапах потребуется больше, особенно времени HR-специалистов.
На самом деле автоматизация может решить 4 ключевых задачи:
- Модернизация — когда вы запускаете проект по автоматизации, для компании это повод пересмотреть и оптимизировать HR-процессы.
- Передача процесса конечным пользователям — настроенный в IT-среде процесс обеспечивает удобство для конечных пользователей: он понятен и логичен.
- Целостность данных — автоматизация обеспечивает сохранность и целостность данных.
- Сокращение времени на рутину — рутинные операции перестают делаться вручную.
2. ЧТО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ
Как правило, процессы не автоматизируются на 100% — часто в них остаётся какая-то офлайн-часть. Например, в performance management в офлайне может остаться обратная связь от руководителя сотруднику. В процессе обучения — сами тренинги, в рекрутинге — собеседование, а иногда и обсуждение кандидатов с непосредственным руководителем.
Поэтому первая задача – чётко понять, какие составляющие процесса будут перенесены в систему. Например, вы хотите автоматизировать опрос 360 — вероятно, вы перенесёте в систему само проведение опроса, при этом будете ли вы автоматизировать процесс выбора респондентов — это важный, хотя и неочевидный вопрос.
С другой стороны, чтобы понять, что именно автоматизировать, нужно решить, в каком виде мы перенесём в систему процесс: в текущем или после его оптимизации. Это развилка, на которой заказчик должен дать максимально честный ответ:
- Автоматизировать текущие процессы — перенести их в систему неизменными
- Улучшить процессы, а только потом автоматизировать
Если вы хотите автоматизировать текущий процесс, то вам придётся согласиться с тем, что никакая готовая система скорее всего не сможет воспроизвести ваш процесс в текущем виде, а во-вторых, вам не подойдёт коробочный продукт, потребуется кастомизация. Ещё важно помнить, что процессы, перенесённые из офлайна в онлайн, как правило, выглядят не так удобно.
Если вы выбираете оптимизацию до автоматизации, вы должны быть готовы к аудиту и серьёзной доработке, которые могут потребовать много времени и усилий. Нужно быть готовым и к изменению логики процесса: в онлайне приоритет — на стороне конечных пользователей, в офлайне — на стороне владельца процесса.
Для подготовки к автоматизации мы рекомендуем полностью прописать ваш процесс и выделить в нём конкретные элементы, которые должны «переехать» в систему или появиться.
3. ГДЕ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ
В первую очередь, это вопрос выбора архитектуры решения. Чтобы ответить на него, нужно понять, можно ли покрыть ваши процессы одной системой. Хотите ли вы интегрированную систему, которая закроет большинство процессов, или вы базово готовы на разные системы для разных процессов: одно решение для рекрутмена, другое для обучения, третье для performance management.
Преимущество интегрированной системы в том, что часто она позволяет организовать единый личный кабинет для сотрудников и обеспечивает высокую связность данных. При этом надо понимать, что фокусные системы, заточенные под конкретный процесс, как правило, умеют больше.
Если вы готовы на интегрированную систему, но понимаете, что часть процессов или отдельные их составляющие ей не покроются, — продумайте, в каком виде они будут работать: останутся в офлайне или перенесутся во внешние системы.
Вторая задача при ответе на вопрос, где автоматизировать, — понять целевую архитектуру HR-процесса. Настроить отдельную систему не так сложно, самое сложное — обеспечить обмен данными между системами.
Например, после оценки вы разрабатываете ИПР для сотрудников, в которых назначаются курсы из библиотеки. Нужно отдельно продумать, как будет устроен workflow этого процесса, как вы подойдёте к интеграции систем, чтобы они обменивались данными. Это ключевая часть автоматизации, причём часто самая сложная.
Можно выбрать интеграцию серез сервер: одна система загружает файлы, другая забирает и обрабатывает. Можно настроить обмен данными вручную — причём с точки зрения трудозатрат этот вариант может быть выгоднее, чем масштабная интеграция.
Третья задача при выборе решения — определиться, будет ли оно облачным или развернётся на внутреннем сервере. Большинство компаний «идут в облака», но важно понимать, что этот вариант потребует тесного взаимодействия с IT-функцией и согласований с отделом информационной безопасности.
Есть несколько критериев выбора типа решения:
4. С КЕМ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ
Последний вопрос при подготовке к проекту автоматизации — какими ресурсами вы будете это делать: самостоятельно или с провайдером. Важно помнить, что стоимость решения и стоимость его внедрения — это две разные стоимости. Независимо от того, решите ли вы автоматизировать процесс самостоятельно или доверите это провайдеру, на вашей стороне должен быть выделенный человек, который хорошо понимает тему и готов управлять процессом автоматизации. Таким руководителем проекта со стороны компании может стать заказчик от бизнеса, который:
- сможет сформулировать цели проекта и сроки
- сможет определить, что именно переносить в систему
- сможет кристаллизовать ожидания и результаты
Если вы не видите на своей стороне такого человека, кто сможет чётко обозначить цели, задачи и результаты проекта, возможно, это повод задуматься о том, нужна ли вам автоматизации.
Если ваш путь — автоматизировать с провайдером, то выбор подрядчика будет зависеть от подхода:
- «Мы хотим максимально автоматизировать текущие процессы» — в этой ситуации выбирайте компанию с сильными техническими компетенциями.
- «Мы хотим модернизировать наши HR-процессы» — в этом случае на роль провайдера лучше выбрать компанию с сочетанием HR- и IT-компетенций.
Если у вас остались (или появились) вопросы по автоматизации HR — напишите ниже в форме обратной связи. Мы с удовольствием на них ответим!
