Процесс онбординга сотрудников: советы
и примеры от Formatta

Вы выбираете из финалистов отбора наиболее подходящего кандидата и направляете ему оффер, который он принимает. С этого момента начинается процесс онбординга — от него во многом зависит, насколько успешно сотрудник вольётся в команду и как быстро покажет результат. В этой статье расскажем об инструментах адаптации и поделимся рекомендациями для HR о том, как организовать этот процесс

Онбординг — это процесс адаптации, интеграция нового сотрудника в команду. Именно от этого этапа во многом зависит продолжительность работы человека в компании, его лояльность и производительность. Правильно организованная onboarding-система помогает новичкам быстрее вникнуть в задачи, стать полноценной частью команды и корпоративной культуры. Важно относиться к этому процессу именно как к системе — она включает различные этапы и инструменты: план коммуникации, перечень задач на испытательный срок, график встреч с коллегами, процесс обучения (необходимые материалы, курсы, тренинги на испытательный срок, а также инструменты и ресурсы дальнейшего профессионального развития), механизмы отслеживания прогресса и обмена обратной связью, критерии оценки эффективности адаптации.

Для правильной организации пребординга важно определить, что новому сотруднику нужно знать перед тем, как он начнёт работать. В первую очередь, это информация о компании: её история, продукты и услуги, организационная структура, ценности. Это поможет лучше понять компанию и её культуру.

Подготовиться к первому рабочему дню и чётко понять, что компания ожидает от работника, поможет подробное описание обязанностей, а в идеале — ещё и список конкретных задач на испытательный срок.

Как только кандидат принял оффер, поздравьте его с новой должностью и подробно опишите дальнейшие шаги вашего взаимодействия. Убедитесь, что у него есть необходимые контакты и он знает, к кому обращаться с вопросами. Спланированная коммуникация с HR и рекрутером поможет сотруднику не терять связь с компанией и ещё до начала работы ощущать себя её частью.

Многие IT-компании организуют знакомство с командой и офисом ещё до первого рабочего дня. Так, можно создать видео, где каждый член команды представляет себя и рассказывает, за что отвечает, а руководитель поясняет принципы взаимодействия, традиции и ритуалы команды. Познакомиться с офисом поможет онлайн-экскурсия.

Первый рабочий день — особенно важный этап интеграции. Именно от него зависит первое впечатление человека о компании. Важные моменты:

Внутри системы интеграции нового человека в компанию можно выделить различные инструменты, расскажем о самых основных:

Прежде чем приступать к составлению предложения о работе, убедитесь, что полностью понимаете, что кандидат ищет в работе. Вам должны быть хорошо известны его ожидания по зарплате, бенефитам, графику работы и другим условиям.

Ваше предложение должно быть структурировано, чтобы в нём можно было с лёгкостью ориентироваться и быстро найти ответы на ключевые вопросы. Что указать в оффере:

Сделайте ваше предложение персонализированным — ответьте на вопрос, почему вы считаете, что кандидат подходит для этой роли и какой вклад он может привнести в вашу компанию.

Перед отправкой обязательно проверьте предложение на опечатки и ошибки. Любые помарки могут создать впечатление вашего непрофессионального и невнимательного подхода.

Если возможно, предложите кандидату лично обсудить предложение, чтобы у вас была возможность ответить на любые вопросы. После отправки убедитесь, что кандидат получил оффер.

Это не только приятный подарок, но и инструмент адаптации: помогает быстрее привыкнуть к новой обстановке, почувствовать себя частью команды и организации.

Содержимое бокса может быть разным в зависимости от культуры компании, но обычно включает в себя:

Освоиться на новом месте помогает также welcome book — его цель схожа с целью welcome-тренинга. Укажите в такой книге информацию о компании, оргструктуре, приведите полезные контакты. Расскажите о правилах взаимодействия, корпоративной этике, внутренней коммуникации, например, в какое время и по каким вопросам вы пишете в почте, а когда — в мессенджерах. Отдельно опишите HR-процессы: как оформить отпуск или больничный. Остановитель на льготах: расскажите о премиях, ДМС, корпоративном такси. Важный пункт welcome book — обучение и развитие: дайте ссылки на курсы и корпоративную библиотеку. Велком-бук может быть представлен в формате бумажного документа, электронного файла, страницы сайта или корпоративного портала. Сегодня книги новичка часто упаковывают в формате чат-бота.

Чат-бот — это практически то же самое, что и велком-бук, только в диджитал-формате. Он направляет информацию дозированно и помогает найти ответ на важный вопрос в любой момент. Чат-бот обеспечит доступ сотруднику ко всем важным данным — расскажет историю компании, проведёт экскурсию по офису, подскажет, как забронировать переговорку, как войти в личный кабинет на портале, кому заказать канцелярию. Бот также поможет подписать все необходимые для оформления документы — покажет чек-лист и список документов, сориентирует, к кому обратиться с этим вопросом. В чат-бот можно вшить пульс-опрос, который поможет HR отслеживать самочувствие и настроение новичка на каждом этапе адаптации.

Перед разработкой бота для адаптации обязательно уточните у службы безопасности, возможно ли внедрение такого решения в компании. Например, вы планируете интегрировать вашего бота с телеграмом, при этом придётся вгрузить в него большой массив сензитивной информации. Это не всегда согласуется с политикой безопасности, так что лучше заранее определиться с архитектурой и платформой бота.

Наставники играют важную роль на стадии адаптации новичков. Они помогают ориентироваться в новой рабочей среде, показывают, как выполнять задачи и как устроены процессы в компании. Чаще всего с новыми сотрудниками работают три категории опытных коллег:

В течение всего испытательного срока регулярно проводите встречи с новым сотрудником. Лучше всего забронировать час в ваших календарях еженедельно, на этих встречах вы сможете обсудить открытые вопросы и сложности в работе. Регулярно запрашивайте обратную связь от руководителя и команды, делитесь ключевыми моментами с новичками.

Важно не только давать обратную связь работнику, но и просить его поделиться своими впечатлениями. Узнайте, что ему нравится в работе, а что вызывает трудности. Предложите помощь в решении возникающих проблем. Например, дополнительные ресурсы для обучения.

Испытательный срок должен заканчиваться итоговой встречей, обычно в ней принимает участие сам сотрудник, его руководитель и HR. Мы в Formatta проводим такие итоговые встречи в формате ревью, на котором подводим итоги первых месяцев работы, обозначаем новые приоритеты и точки роста, обсуждаем и закрепляем договорённости. Это возможность обменяться обратной связью. А для самого человека такая встреча становится своего рода ритуалом, который помогает эмоционально перейти от статуса новичка к статусу полноценного члена команды.

Мы предлагаем коллеге подготовиться к такому ревью при помощи списка вопросов, среди них есть такие:

Оценка эффективности onboarding-системы поможет HR определить, насколько успешно проводится интеграция новых сотрудников и какие аспекты этого процесса стоит скорректировать.
Какие показатели важно рассмотреть для оценки эффективности:

Адаптация нового сотрудника — процесс, который начинается с момента принятия решения о найме и продолжается до конца испытательного срока. От HR на этом этапе требуется максимум внимания и поддержки новому сотруднику, помощь в том, чтобы влиться в коллектив, освоить свои обязанности и культуру компании. Главный фактор успеха — чёткое планирование процесса и использование различных инструментов адаптации.