Исследование Hays показало, что 63% компаний привлекают удалённых сотрудников и их число только растёт. Опыт Formatta подтверждает статистику: автоматизируя HR-процессы и внедряя IT-решение SAP SuccessFactors у наших клиентов, мы привлекаем IT-специалистов и руководим удалёнными IT-командами.
Герман Коренблюм делится практическими советами, как организовать коммуникацию в такой команде.
Проводите первые встречи офлайн
Задача первой встречи — знакомство команды и презентация проекта. Руководитель рассказывает о проекте и описывает роль каждого сотрудника в нём. Это помогает ему увидеть команду «вживую» и сделать выводы о том, кто как воспринимает информацию. Первая встреча — это не только начало проекта, но и начало команды: люди узнают друг друга и замечают, какой стиль общения выбирают коллеги.
Чётко фиксируйте каналы коммуникации, их функции и скорость реагирования
Договоритесь на первой встрече, какие каналы коммуникации вы будете использовать и в каких ситуациях. Когда-то мы составили памятку и теперь используем её в работе с удалёнными командами как шаблон. Каждая команда перед началом проекта адаптирует эту таблицу под себя.
| Средство связи | В какой ситуации | Как быстро реагируем | Договариваемся ли о связи заранее |
|---|---|---|---|
| Электронная почта | Официальная переписка, переписка с клиентом | 24 часа. Если ответ нужен быстрее — указываем это в письме | Нет |
| Телефон | Экстренная связь | — | В рабочие часы — нет, в остальное время договариваемся о звонке по смс |
| Мессенджер | Оперативные вопросы | 10 минут | Нет |
| Сервис видеосвязи | Оперативные вопросы | — | Да, в мессенджере |
Фиксируйте договорённости письменно
Это помогает не упустить ничего важного и быстро сориентироваться в рабочем процессе. Когда решения, планы и текущие задачи записаны, к ним всегда можно вернуться. Составляйте протокол после каждого командного обсуждения. Не для бюрократизации процесса, а для того, чтобы обращаться к нему в спорных ситуациях или когда что-то забыли. Неважно, в какой форме вы будете его вести, главное, чтобы он отвечал на следующие вопросы:
- когда состоялось обсуждение;
- кто участвовал;
- какие вопросы обсудили;
- какие решения приняли;
- какие задачи и кому поставили;
- какие вопросы остались открытыми.
Каждому каналу коммуникации — своя функция
Например, сотрудник во время скайп-звонка задал в чате вопрос — получил ответ. Началась переписка. Вовремя говорите «стоп», если вы договаривались, что значимой информацией обмениваетесь только в мессенджере. Иначе данные могут затеряться в чатах и окнах. Их проще найти, если точно знать, где искать.
У каждого сотрудника — свои часы доступа
Здесь тоже поможет табличка. Участники команды должны знать, когда работает каждый сотрудник и когда к нему можно обратиться. Это помогает планировать общие встречи, обсуждения и понимать, когда к коллеге можно обратиться по рабочей задаче.
Две комнаты в мессенджере — лучше, чем одна
Очевидно, что должна быть общая комната для всей команды. Там происходит основное обсуждение, решаются оперативные рабочие вопросы. Общий чат — это площадка, где каждый может задать вопрос и написать ответ. Но у руководителя должна быть своя площадка, где он будет озвучивать решения и объявления. И для этого удобнее завести отдельный чат. Например, в «одностороннем» чате руководитель пишет: «В субботу встречаемся в офисе в 11.00». Отдельный чат будет гарантией того, что сотрудники не пропустят объявление руководителя среди гигабайтов околорабочих обсуждений.
Пользуйтесь инструментами управления задачами
Программы управления задачами помогают любому участнику команды быстро сориентироваться, какие задачи и когда он получит, какие — тормозят работу и кто за них отвечает. Руководителю такие программы помогают следить за статусом работ. После каждого командного обсуждения переносите в программу все задачи из протокола по итогам встречи, назначая ответственных и сроки.
Ещё до начала проекта протестируйте несколько таких программ, чтобы выбрать самую удобную для своей команды — Jira, Basecamp, Wrike, Asana, Trello и другие. К примеру, мне нравится Notion — это не просто трекер задач, она устроена по принципу вики-системы: представляет собой базу знаний. То есть не просто фиксирует задачи, но хранит в одном месте весь контент по продуктам. Самая известная программа из категории вики-систем и одна из самых дорогих — Confluence от создателей Jira.
Задача руководителя удалённой команды — следить, чтобы все договорённости по каналам и средствам коммуникации соблюдались. Но если в процессе работы выясняется, что какое-то правило не работает или работает плохо, не бойтесь его изменить. Главное — согласовать изменение со всеми коллегами. И, конечно, зафиксировать.
