Зачем вашей компании профили должностей

Что мы теряем, работая без профилей

Отсутствие профиля должностей негативно сказывается на всех аспектах работы компании: 

Неопределённость при найме

Рекрутер и руководитель могут говорить на разных языках. Например, нанимающий менеджер под «креативным лидером» понимает человека, который способен генерировать нестандартные идеи и вдохновлять команду, а рекрутер — скорее специалиста с опытом в разработке стратегий. Без единого «языка» требований сложно найти нужного кандидата.

Отсутствие чётких карьерных путей

Без профилей должностей сложно определить, какие навыки и качества необходимы для продвижения сотрудников на более высокие позиции или какая роль / подразделение может выступить «донором» экспертизы при необходимости. В результате решения о карьерном росте часто принимаются на основе субъективных впечатлений, а не объективных критериев. Это демотивирует сотрудников — как и отсутствие прозрачных возможностей роста в компании.

Неэффективность обучения

Если оценка в компании не привязана к профилям компетенций, а обучение не строится на результатах оценки, трудно понять, какие компетенции в первую очередь развивать у сотрудников.

Проблемы с сохранением экспертизой

Невозможно зафиксировать, какие знания и навыки есть у специалистов, а также передать эти компетенции другим сотрудникам.

Что такое профиль должности

Профиль должности — это документ, который содержит чёткое описание требований и ожиданий для конкретной роли в компании. Это не просто формальный список, а инструмент, который помогает структурировать требования к кандидату и определяет, какие компетенции необходимы для успешного выполнения задач.

На практике под профилем часто понимают разные вещи. Для некоторых это просто перечень формальных требований (образование, стаж и опыт на аналогичных позициях). В этой статье мы подробно останавливаемся именно на профиле компетенций. Он не просто описывает, что сотрудник должен делать, но и определяет, на каком уровне ему нужно обладать конкретными навыками для выполнения поставленных задач. Это помогает не только подобрать кандидата, но и развивать сотрудников, строить карьерные маршруты и повышать их эффективность.

Как выглядит профиль должности

Структура профиля должности обычно представлена в виде таблицы. На пересечении должности и компетенций указывается требуемый уровень их развития. Это может быть 3-, 4- или 5-балльная шкала. Чаще всего используют трёхбалльную, где 1 — базовый уровень, 2 — продвинутый, 3 — экспертный.

Пример: джуниор выполняет задачи от коллег, ему не требуется детальное понимание клиента — он с ним скорее всего не взаимодействует, у него в этой компетенции требуемый уровень — 0. И наоборот, руководителю сегмента понимание компетенций требуется на уровне выше среднего.

Таким образом, профиль должности помогает не только чётко определить требования к кандидатам, но и стать ориентиром для сотрудников на их карьерном пути.

Как мы в Formatta создаем профили должности: два основных этапа

При разработке профилей должностей важно понимать, что это не одномоментная задача, требующая единовременных усилий, а долгосрочный процесс, который будет напрямую влиять на подбор, развитие и обучение сотрудников в компании. Важнейший шаг — правильно настроить процесс и определить, с чего начать.

Шаг 1: Определение целей и контекста

Первый шаг в разработке профиля должности — чёткое обозначение целей. Без понимания того, зачем вы создаёте профили, процесс может растянуться на месяцы и привести к путанице. Какие задачи стоят перед вашей компанией? Хотите улучшить подбор, унифицировать требования или развивать сотрудников? Ответы на эти вопросы помогут вам понять, какие компетенции нужно зафиксировать, и каким должен быть процесс разработки.

Для начала важно определить, с какого подразделения вы начнёте внедрение профилей. Лучше всего начать с ключевых подразделений, которые имеют наибольшее влияние на бизнес-процессы. Например, в производственных компаниях это может быть ключевая производственная функция, в сфере продаж — команда коммерческого отдела. Пилотирование профилей в одном подразделении позволяет продемонстрировать бизнесу их ценность и облегчить внедрение в другие подразделения.

Шаг 2: Фиксируем перечень задач по ролям — формируем функциональную модель деятельности (ФМД)

После определения целей приступаем к формированию функциональной модели деятельности (ФМД). Это описание всех задач и операций, которые выполняет сотрудник в своей роли. Часто эта информация уже зафиксирована в должностных инструкциях и регламентах, поэтому её не нужно создавать с нуля. На этом этапе важно систематизировать все существующие данные и зафиксировать их в едином формате.

Важно: ФМД описывает конкретные задачи и процессы, но не даёт полной картины того, какие компетенции необходимы для эффективного выполнения этих задач. Это будет сделано на следующем этапе

Шаг 3: Определяем, какие навыки нужны для той или иной роли (Строим модель компетенций)

После создания ФМД наступает этап моделирования компетенций. Здесь мы задаёмся вопросом: какими навыками должен обладать сотрудник, чтобы эффективно выполнять все задачи, прописанные в ФМД? Важно помнить, что компетенции могут быть как профессиональными (hard skills), так и личностно-деловыми (soft skills). На этапе разработки модели внутри каждой компетенции прописываем уровни владения.

Шаг 4: Определяем уровень владения компетенциями для каждой роли (формируем профили)

На этом шаге для конкретных должностей определяем, на каком уровне сотрудник должен владеть каждой из компетенций. Как правило, для этого используется шкала, например:

• 1 — базовый уровень
• 2 — продвинутый уровень
• 3 — экспертный уровень

Иногда для большей точности используют 4- или 5-балльную шкалу. Это позволяет чётко разграничить требования для разных ролей и уровней.

Внедряем профили должностей: с чего лучше начать?

Пилотный проект: «От простого к сложному»

Некоторые компании не заходят в разработку моделей компетенций и профилей, потому что моделирование для всей организации — это всегда долгий и сложный процесс. А также недешёвый. Мы рекомендуем начать с пилотного проекта. Это может быть одно подразделение или ключевая должность, которая оказывает наибольшее влияние на бизнес. Внедрение профилей в одном подразделении позволяет увидеть результаты, быстро адаптировать процесс и продемонстрировать ценность профилей бизнесу.

Пример из практики: в одной металлургической компании мы начали с горнодобывающего производства, где была высокая текучесть кадров. Разработав профиль должности для инженеров, мы смогли чётко определить требования к сотрудникам, а также выявить, кого из действующих специалистов можно дообучить. После успешного пилота проект был масштабирован на другие должности.

Заключение

Разработка профилей должностей — это не просто создание документации. Это процесс, который помогает сделать работу с кадрами более осознанной и системной. Профили должностей не только оптимизируют подбор и обучение, но и помогают планировать карьерное развитие сотрудников, выявлять разрывы в компетенциях и развивать внутреннюю экспертизу компании.

Основной вывод: начинать разработку профилей стоит с малого, с пилотного проекта, чтобы постепенно ввести систему, понять её ценность и масштабировать на всю компанию. Такой подход позволяет избежать перегрузки и обеспечит постепенное внедрение полезного инструмента в работу компании.